Der Vortrag “Produktive Wissensarbeit im Team – Was wir von Banken lernen können” von Manfred della Schiava (MdS-Network GmbH), weiters der Vortrag “Wissensmanagement in der Praxis – Planung und Strategie als Erfolgsfaktoren?” von Josef Herget (Donau Universität Krems) bildete das Wissensmanagement-Fundament für unsere praktischen Ausführungen anhand Microsoft Sharepoint und Atlassian Confluence.

Die Präsentationsfolien aller Vortragenden werden morgen auch auf eday.at abrufbar sein.  Für all unsere Kunden und Leser, die heute leider nicht persönlich teilnehmen konnten, gibt es hier bei uns im Blog unseren Vortrag bereits heute:

Mathias Kimpl und Markus Schneebeck werden zum Thema “Wissensmanagement bei PXP: Dokumentenorientierte und WIKIbasierte Systeme im Einsatz. Top-down und bottom-up Systeme in Koexistenz” aus ihrer Erfahrung zu Online Collaboration bei PXP erzählen und Erfahrungsberichte aus Kundenprojekten liefern. Es werden praktische Beispiele anhand der bei PXP eingesetzten Produkte gezeigt (Microsoft Sharepoint, Atlassian Confluence) und Best Practices zum Themenkreis Intranet, Dokumentenmanagement, Wiki und Enterprise 2.0 diskutiert.

Unsere Kunden und Leser sind herzlich eingeladen uns bei dem Vortrag zu besuchen und diese spannende Thematik vor, während und nach der Präsentation mit uns zu diskutieren. Die Präsentationsfolien werden nach dem Vortrag in diesem Blog publiziert.

Die Frage, die sich in Kundenprojekten aber immer wieder stellte: deckt Confluence auch die Bedürfnisse des typischen Enterprise Users (aka Business User oder Information Worker) ab, also der mit Microsoft Word, Excel und Powerpoint arbeitende dokumentenbasierte Usertyp.

Aus den Erfahrungen bei PXP war klar, dass Atlassian irgendwann die pure Wiki-Metapher erweitern muss, um in einem Unternehmen nicht nur die Techniker zu erreichen. Verwaltung und Anzeige von Dokumenten, ein robuster Richtexteditor, strukturierte Datenverwaltung über Formulare, Templates für die Anzeige von Informationen – all das ist nun mit der Version 2.10 grundsätzlich vorhanden. Zusätzlich stellt Confluence in Enterprise Social Software Manier (siehe
Enterprise Social Software – Web 2.0 im Unternehmen im PXP Blog) nun immer mehr die Benutzer und ihre Aktionen in den Vordergrund.

In der Theorie war vieles davon schon seit Version 2.7 vorhanden, in der Realität allerdings waren ein paar kleinere Bugs und fehlende Features dafür verantwortlich, dass der volle Leistungsumfang erst für technisch versierte und geschulte Mitarbeiter zum Tragen kam.

Was ist also neu und erwähnenswert rund um Atlassian Confluence:

• (Verbesserter) Office Connector für MS Office und Open Office, bundled im Produkt: Wikiinhalte können in Word editiert werden, Worddokumente direkt in Wikiinhalte umgewandelt werden
• Automatische “inline view”-Funktionen von MS Office und Open Office Dokumente: die Anzeige von Office Dokumenten direkt im Wiki über die manuelle Platzierung des ViewFile Macros war schon länger möglich, nun ist die Funktion automatisiert integriert. Man benötigt kein MS Office oder Open Office, sondern kann Word, Excel oder PowerPoint Dokumentedirekt im Browser betrachten
• Integration mit Microsoft Sharepoint: Atlassian als Microsoft Partner hat den (extra zu lizenzierenden!) Confluence Sharepoint Connector offiziell released. Damit können Confluence und Sharepoint bidirektional verbunden werden. Eine tiefgreifende technische Erklärung findet sich im MOSS Team Blog unter SharePoint Connector for Confluence – How We Did It.
• Widget Macro:  Einfaches Einbinden von Google Gadgets, Videos, Twitter und Friend Feed, Slidehare, Sliderocket, Scribd etc.
• Verbesserte JIRA Macros zur Anbindung von Atlassian JIRA Issue Management
• Verbesserte Suche und Suchergebnisse, alternative Suchbegriffvorschläge, Browserintegration der Suche
• Migrationstool zum Import von anderen Wikis: der verbesserte Universal Wiki Converter kann nun u.A. Sharepoint Wiki Services in Confluence migrieren.
• (Einfache) Space-Templates:  Die Grundfunktion gabs schon lange, allerdings erst mit 2.10 die Behebung eines Bugs, der die Funktion unbrauchbar machte. Nun kann die Startseite von zb Projektspaces einheitliche Funktionen und Aussehen bereitstellen. Komplexe Templates für Spaceinhalte müssen aber weiterhin über Plugins selbst entwickelt werden.
• Visueller Macroeditor: Angekündigt für Confluence 3.0 soll der Confluence Macro Browser endlich eine wichtige Lücke zu Konkurrenzprodukten wie zb Jives Clearspace und Mindtouch’s Deki schliessen. Hiermit kann endlich die volle Funktionsvielfalt der Zusatzmakros über ein Userinterface für alle Benutzer erschlossen werden.

Mit diesen Funktionen wird nun einiges möglich: die schnell wachsende und flexibel anpassbare (aber oftmals chaotische) Wikiwelt kann mit der Strukturiertheit und Robustheit (aber manchmal Starrheit) eines Sharepoints kombiniert werden.

Wenn Sie Interesse oder weitere Fragen zu Atlassian Confluence und Sharepoint haben, können sie uns gerne ein Kommentar auf der Seite hinterlassen oder uns kontaktieren.

Enterprise 2.0 bezeichnet meist darüber hinausgehend die sozialen und firmenkulturbezogenen Änderungen, die durch die Abkehr von zentralisierten, hierarchischen und Top Down gesteuerten Intranets bedingt sind. (Für weitere Details und nähere Zusammenhänge siehe z.B. Enterprise Social Software(Wikipedia))

Enterprise Social Software baut vorwiegend auf flexiblen ad-hoc Prozessen auf und dient dem Aufbau von schnell wachsenden Wissensdatenbanken, bildet interne und externe Communities ab und ermöglicht eine transparente Kommunikation.

Nachdem jahrelang kleine Softwarehersteller mit spezialisierten Tools die Lücke für Enterprise Social Software füllten, bieten nun auch die Großen der Branche Produkte in ihrem Portfolio, die weite Teile der Anforderungen abdecken sollen. Oracle, Microsoft mit Sharepoint und Office Communication Server, Vignette mit V7 Portal samt Community Services und Collaboration, um nur Einige zu nennen.

Den Vorsprung, den sich Firmen wie Atlassian, BlueKiwi, Jive Software und Andere der frühen Enterprise 2.0 Phase bezüglich Benutzerfreundlichkeit, Qualität und Anzahl der Features aufgebaut haben, konnten die großen Softwarehersteller bis jetzt nicht aufholen. Wer schon einmal das Sharepoint Wiki oder das Vignette Collaboration Wiki im Vergleich zu dem hervorragenden Atlassian Confluence Enterprise Wiki verwendet hat, weiß was gemeint ist.

Microsoft geht mit Sharepoint einen sehr interessanten Weg: Als Portal, Enterprise Search, Collaboration und Dokumentenmanagement bietet Sharepoint ein gutes Fundament für Intranetanwendungen. Allerdings bieten die integrierten Funktionen wie Wikis, Blogs, Foren und Abbildung des Social Graph in der Praxis wenig wirklich Brauchbares. Microsoft hat dies scheinbar erkannt und geht Partnerschaften mit z.B. Atlassian, NewsGator und BlueKiwi ein und erweitert damit Sharepoint in diesem wichtigen Feld um ernstzunehmende Features. Andere Firmen ziehen nach und kündigen ihrerseits Sharepoint Integrationslösungen für ihr Produkt an (zb Jive Software für Clearspace 2.0). Weiters setzt Microsoft bei Social Software Erweiterungen auf Open Source, die Enhanced Blog Edition des Projektes Community Kit for SharePoint ist ein gutes Beispiel für eine gelungene Kooperation mit der Open Source Welt.

Bei PXP konnten wir erste Erfahrungen mit der Beta-Version des Sharepoint Connectors für Atlassian Confluence machen. Der Connector bietet u.A. eine bidirektionale Integration zwischen Sharepoint und Confluence, Single Sign On und eine plattformübergreifende Suche und erweitert somit Sharepoint um Confluence Features wie Wikis, Blogs, Userbeteiligungsfunktionen und freie und kommerzielle Plugins.

 

Da Atlassian Confluence bei PXP seit 2 Jahren als Wissens- und Kommunikationsplattform im Einsatz ist, ist die zukünftige lose Integration der beiden Systeme ein erklärtes Ziel. Sharepoint kann hierbei seine Stärken bezüglich Dokumentenmanagement, Abbildung der strukturierten Prozesse mittels Workflows und Office Integration ausspielen. Confluence kommt überall dort zum Einsatz, wo sich Strukturen und Prozesse schnell, weitreichend und einfach ändern lassen müssen.

Wir werden über den Fortschritt des Projektes und Best Practices weiter berichten.

Referenzen:

• Enterprise Social Software(Wikipedia)
• Slideshare “Meet Charlie – Enterprise 2.0″ by Scott Gavin
• The Ultimate List of SharePoint AddOns and Tools for Web 2.0, Enterprise 2.0 And Social Networking Features
• Atlassian Confluence
• Sharepoint Connector für Atlassian Confluence
• CodePlex – Microsoft’s open source project hosting web site
• Community Kit for SharePoint – CodePlex

Google Sites soll die Online Office Dokumente, erzeugt mit Google Docs und Spreadsheets, in Dashboards und Listen zusammenfassen und in einem übergeordneten Layer neue Funktionen ermöglichen – ähnlich wie dies Microsoft Sharepoint mit lokal erzeugten Office Dokumenten tut.

Die wohl marketingmotivierte Aussage um den “Sharepoint Killer” von Matthew Glotzbach, Google’s Management Director of Enterprise, hat zu regen Diskussionen in vielen Blogs geführt (zb Google Sites: A Sharepoint Killer?, Techcrunch: It Took 16 Months, But Google Relaunches Jotspot), viele enden mit einer versöhnlichen Aussage: Momentan ist das Featureset von Google zu gering, um ernsthaft mit Sharepoint zu konkurrieren. Was die Zukunft bringt ist nicht abzuschätzen, allerdings wird Google zugetraut, eine tatsächliche Alternative zu bieten.

Aus meiner Erfahrung ist Microsoft Office Sharepoint Server derzeit vom Featureset absolut nicht mit Google Apps zu vergleichen, die Grundfunktionalitäten von Sharepoint sind viel umfangreicher, die Integrationsmöglichkeiten in die Firmeninfrastruktur (ECM, AD, SAP, etc) bei Sharepoint sind ungleich höher, die funktionale und ästethische Anpassbarkeit von Sharepoint ist technisch überlegen, die Berechtigungsstruktur in Sharepoint ist feingranularer. Die Liste lässt sich beliebig fortführen. Ein sehr ausführlicher Vergleich zwischen Sharepoint und Google Apps findet sich auf ReadWriteWeb.com: Google Sites the Next Sharepoint? Maybe Not….Why Google Apps Could Lose the Enterprise Market.

Es gibt zwar bereits auch für Google Apps Integrationsmöglichkeiten in lokale Infrastruktur (z.B. Active Directory), kommerzielle Erweiterungen für die Integration in Salesforce, eine einfache Anpassbarkeit des Look & Feels und manch attraktive Möglichkeiten der Featureerweiterung durch die Vielzahl an Google Applikationen. Die Frage nach dem Datenschutz bzw Umgang mit Firmendaten auf Google Infrastruktur und die unklare Rechtslage durch das Hosting bei Google wiegt aber sehr schwer.

Daher ist der Featurevergleich von Google Apps und Microsoft Office Sharepoint Server aus meiner Sicht derzeit nicht relevant. Der Vergleich muss daher wohl eher mit Microsoft Office Live Workspace gezogen werden, eine Online Sharepoint light Variante, gehostet bei Microsoft. Microsoft hat die Notwendigkeit einer solchen software-plus-services Strategie erkannt, Ray Ozzie, Microsoft’s Chief Software Architect erzählt darüber ausführlich in einem Interview mit Om Malik.

Die Verschmelzung von Desktop Anwendungen und Online Web Applikationen geschieht also sowohl bei Microsoft als auch bei Google. Google dringt mit der Offline-Technologie Google Gears in die Windows, Mac OS X und Linux Desktops vor, Microsoft bringt mit Sharepoint und Office Live Workspace sein Flaggschiff Office ins Web.

Auch wenn die Major Player wie Google und Microsoft hierbei viel Aufmerksamkeit auf sich ziehen, Online Collaboration Lösungen gibt es einige, Zoho, Atlassian Confluence bzw onconfluence, um nur Einige zu nennen.

Die Verlockung mag bereits jetzt für KMUs und Vereine gross sein, eine der genannten Online Platformen einzusetzen, besonders wenn im Haus derzeit noch keine derartige Online Collaboration Platform genutzt wird. Es sollte aber nicht vergessen werden, dass auch diese scheinbar fixfertigen Tools in einem Projekt evaluiert, angepasst und eingeführt werden müssen.