Was Administratoren und Site Admins in Sharepoint 2007 vermisst haben, war eine gut funktionierendes Web Analyse Tool, mit dem man User-Interaktionen messen und analysieren hätte können. Es gab zwar ein Basis-Set an out-of-the-box Reports, die jedoch nicht angepasst werden konnten. Auch Sharepoint Designer bot eine kleine Anzahl an Reports, teilweise sogar mit grafischer Darstellung, diese waren jedoch auch nur bedingt anpassbar.

Mit Sharepoint 2010 wird dies nun anders. Sharepoint 2010 bietet eine Vielzahl an out-of-the-box Reports an, die sowohl grafisch als auch tabellarisch Daten darstellen können.

Jeder dieser Reports kann mittels Excel angepasst werden und es können auch eigene Custom Reports erstellt werden, die als Excel Datei im Sharepoint gespeichert werden.

Speziell bei öffentlichen Webseiten ist eine gute Zugriffsstatistik nötig, da man schließlich analysieren will, woher die einzelnen User kommen, wohin Sie klicken, welchen Content Sie suchen und auf welche Browser man seine eigene Webseite optimieren muss, um dem Webseitenbesucher die Informationen zu bieten, die er benötigt

Aber auch im Intranet ist die Analyse des Traffics sehr wichtig, da man nur so effektiv messen kann, ob die bereitgestellten Inhalte einerseits sinnvoll sind bzw. ob diese auch so platziert wurden, damit Sie von den Usern gefunden werden.

Sharepoint 2010 bietet zu diesem Zweck eine Vielzahl an Analysemöglichkeiten wie Reports über die Suche, wo man nachvollziehen kann, was User gesucht, gefunden bzw. nicht gefunden haben. Durch die Ergebnisse dieser Reports kann man nun den Content einerseits besser platzieren, nicht mehr relevanten Content entfernen und wenn etwas nicht gefunden wird, den Content so platzieren das die Benutzer diesen leicht auffinden

Sharepoint 2010 bietet für das Problem des „Content, der nicht gefunden wird“ eine neue Funktion, die sogenannten „Best Bet Suggestions“ an. Diese Funktion schlägt automatisch Keywords für oft nicht gefundene Begriffe vor, die im selben Dialog auch gleich als „Best Bets“ angewendet werden können.

Weiters bietet Sharepoint in der neuen Version auch Alerts und Workflow Funktionen im Zusammenhang mit dem Reporting an. So kann man sich anhand von Parametern oder Events (hohe Zugriffszahlen auf bestimmte Seiten, nicht gefundene Suchbegriffe) in Zusammenhang mit der Webseite eine Benachrichtigung zuschicken lassen.

Last but not least gibt es nun in Sharepoint 2010 auch einen eigenen Web Analytics Webpart, der einige Statistiken, wie z.B „die meistbesuchten Seiten im Intranet“ anzeigen kann.

Der „Content Improvement Cycle“

Alle oben genannten Funktionen aus Sharepoint 2010 ermöglichen uns nun, Inhalte in Webseiten und Intranets in einfacherweise kontinuierlich zu verbessern, um so dem Benutzer letztendlich, die für Ihn relevanten und interessanten Informationen bieten zu können.

Hier werden diese Phasen noch einmal kurz erläutert:

Nutzen Sie deshalb diese Daten um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen!

Nun, all dieses kann ich zumindest für unser aktuelles internes und abgeschlossenes Projekt, dem Relaunch des Webauftritts von pxp interactive, nicht bestätigen. Ich will mich zwar nicht so weit aus dem Fenster lehnen und behaupten, dass wir ähnliches geleistet haben wie seinerzeit Amundsen und Scott am Nordpol, Hans Krankl in Cordoba oder wie es Felix Baumgartner in 32 KM Höhe über der Erdoberfläche plant. Aber schaut man sich einmal den Stellenwert des Microsoft SharePoint Servers in Bezug auf seinen Einsatz als Web Content Management System im Internet an, so kann man uns durchaus zu den ersten Solution Partnern überhaupt zählen, die das Wagnis (wenn es denn überhaupt eines war) und die Herausforderung auf sich genommen haben, dem teilweise immer noch belächelten bzw. nicht vorhandenen Ruf des SharePoint als Internet Publishing Plattform etwas auf die Sprünge zu helfen. Denn verdient hat er es!

pxp hat ja bereits 2008 ein sehr spannendes Web Content Management Projekt umgesetzt, den Relaunch der Webseite der Innsbrucker Netzwerk Infrastruktur Spezialisten phion AG auf Basis SharePoint 2007. Mit den dort eingesetzten Features wie z.B. Content Deployment über eine doppelte Staging-Umgebung und den Variations für verschiedene Sprachversionen der Webseite war dieses Projekt wahrlich keine Standard SharePoint Implementierung, sondern durchaus eine von der Architektur, aber auch vom umzusetzenden Design her anspruchsvolle Aufgabe (wer mehr über dieses Projekt erfahren möchte, kann sich direkt bei uns oder in der offiziellen Referenz auf dem Microsoft Partner und Solution Portal detailliert informieren). Sie war nicht durchgängig einfach zu erfüllen, gerade die anfänglichen Bugs in den Variations oder den Alternate Access Mappings hatten uns das Leben ein bisschen schwerer gemacht als uns lieb war.

Umso abenteuerlicher erschien einigen mein Vorschlag, den bevorstehenden Relaunch unserer Webseite (www.pxp.eu) nicht mehr auf einer selbstprogrammierten oder Open Source Plattform umzusetzen, sondern den SharePoint Server dafür zu verwenden. Und wäre das nocht nicht des Abenteuers genug, dafür auch nicht mehr den mittlerweile etablierten und Bug-bereinigten MOSS 2007 herzunehmen, sondern gleich auf den sich noch in der Beta Phase befindlichen SharePoint Server 2010 zu setzen!

Meine Einstellung zu diesen Bedenken allerdings war und ist eine sehr pragmatische: Die neuen Features des SharePoint vor allem im extrem vereinfachten Content Editing, aber auch in der Template-Erstellung und den Design-Möglichkeiten hätten es als deutlich fahrlässiger bezüglich Aufwandsminimierung, Investitionsschutz und Innovation erscheinen lassen, hätten wir auf ein Produkt gesetzt, welches in wenigen Monaten durch seinen Nachfolger abgelöst wird und dabei Funktionen nachprogrammiert oder ausgelassen, die es dann out-of-the-box geben würde. Letztendlich haben diese Argumente auch unser Management überzeugt und so kam es dann Anfang Dezember zu dem Beschluss, den SharePoint 2010 als Plattform zu verwenden um unsere neue Website im Jänner zu relaunchen.
Diesbezüglich traf sich dann auch sehr gut, dass ebenfalls Anfang Dezember die Einladung der Microsoft kam, doch am xtopia Event 2010 teilzunehmen (hier gibt es eine kleine Microsite mit Eindrücken und der Präsentation davon) und dort etwas zu unserem Spezialthema Web Content Management zu präsentieren. Dass auch hier der MOSS 2007 kein Thema mehr sein sollte, war selbstredend, somit war klar, ein Showcase für SharePoint 2010 Web Content Management wäre perfekt für das Event, warum also nicht unseren Web-Auftritt verwenden? Genug Motivationen gab es also, und der Stichtag 27. Jänner bedeutete auch, dass diesem internen Projekt ein Scheitern, wie es vielen internen Projekten aufgrund der sich ständig verschiebenden Prioritäten schon zu Beginn droht, nicht erlaubt war, pxp.eu mußte am 26. Jänner Live gehen, komme was wolle…

Einen kompletten Webauftritt inklusive Design, Infrastruktur und Content innerhalb von nur 20 Arbeitstagen umzusetzen (mehr stand uns aufgrund des Umzugs der Firma und der damit verbundenen System- und Infrastruktur-Beeinträchtigungen nicht zur Verfügung) ist an sich ja schon eine sportliche Übung, unbeachtet der dafür verwendeten Plattform. Oder auch anders gesagt: wenn so ein knapper Zeitplan überhaupt einzuhalten ist, dann nur mit einer Plattform, die einerseits die Implementierung der Struktur und die Content-Eingabe entkoppelt, beides also parallel erfolgen kann und zum anderen im Redakteurssystem so einfach ist, dass auch Nicht-SharePoint Spezialisten ihre Inhalte dort eingeben und bearbeiten können. Und genau hierin lag meine Hoffnung ganz besonders auf dem SharePoint 2010. In den vier Monaten zuvor, in denen wir als Teilnehmer am SharePoint Technical Adoption Programm bereits umfassende Erfahrung mit dem Produkt in der Technical Preview sammeln konnten, hat sich für mich ganz klar herauskristallisiert, dass der MOSS 2007 und der SharePoint 2010 in Punkto Web Content Management überhaupt nicht mehr vergleichbar sind. Es hat diesbezüglich schon eine echte Evolution stattgefunden. Somit war mir klar, wenn, dann schaffen wir es nur mit diesem Produkt in der vorgegebenen Zeit.

Das Grobkonzept wurde innerhalb eines Tages aufgestellt, die Entwürfe der Grafik-Designer lagen bereits auf dem Tisch und ließen uns (zum Glück) keinerlei Möglichkeiten mehr, SharePoint Standard-Layouts zu verwenden. Es wurden Page-Templates entworfen, das Masterpage-Design inkl. Header und Footer festgelegt und Mitte Dezember begannen wir, die Infrastruktur aufzubauen (zunächst auf einem Entwicklungssystem) und dort die ersten Site-Collections anzulegen. Die Web-Strukturen standen bis Weihnachten, vor allem aber auch die notwendigen angepassten Content Typen, die unentbehrliche Basis für das spätere Page-Template Design und damit einfache Content Management mussten schleunigst fertiggestellt werden, damit die Seiten angelegt und schon mit Content befüllt werden konnten. Nach unserem groben Projektplan war mit der Fertigstellung der Templates und Masterpage nämlich nicht vor dem 20. Jänner zu rechnen, und dann erst mit der Eingabe des  Content zu beginnen, wäre viel zu spät gewesen.

Somit wurde die Listen und Content Types mit Hochdruck noch vor dem Jahreswechsel erstellt, und nachdem alle Kollegen sowie das Equipment wohlbehalten den Jahreswechsel und Firmen-Umzug hinter sich gebracht hatten, konnten die ersten Inhalte in die Seiten eingegeben werden. Dabei hat sich allerdings auch gezeigt, dass sich viele Menschen durchaus schwer tun, Texte und Bilder zu erstellen und einzupflegen, wenn sie noch nicht wissen, wie diese dann endgültig auf der Seite aussehen.
Der WYSIWIG Editor vom SharePoint 2010 bietet hierzu ja ein hervorragendes Hilfsmittel, kann ich doch wie im Word, Powerpoint oder auch jedem anderen (auch nicht-Microsoft) Office Produkt Texte schreiben, formatieren und umstellen. “Cut and Paste”, inline Editing, Einfügen von Bildern, Tabellen und sogar Filmen per Mausklick und teilweise sogar Drag & Drop sind nur einige der Features, die einen wesentlichen Unterschied zu anderen WCM Systemen ausmachen. Wenn jedoch die Page-Templates, die genau dies unterstützen und die notwendigen anpassbaren Styles und Formatierungsfunktionen mitbringen, noch nicht implementiert sind, so tut man sich ungleich schwerer mit dem Vertrauen, dass der eingegebene Text nachher schon so aussieht, wie man es sich vorstellt.

Wir haben also an allen Ecken der Baustelle gleichzeitig gearbeitet und wie beim Bau eines größeren Gebäudes sah es anfänglich überhaupt nicht danach aus, als würde man hier später jemals darin “wohnen” können… Keine Fenster, Türen oder Decken, gerade mal nackte Wände. Als die ersten Templates dann aber deployed wurden und man bereits die richtigen Farben, Schriftarten, Footer und Header-Bilder erkennen konnten, ging es beinahe Schlag auf Schlag und die ehemals unstrukturierten Text-Seiten sahen nun schon fast wie richtige Webseiten aus.

Nun denkt sich mancher Betrachter vielleicht, dass hier viel getrickst und programmiert wurde. Mitnichten war das der Fall. Wir haben nicht eine Zeile SharePoint Code schreiben müssen, weder der SharePoint Designer noch C# kam zum Einsatz, sämtliche grafischen Anpassungen wurden über Custom Style Sheet Klassen implementiert, als Solutions verpackt und anschließend im Portal deployed. Auch im Solution Deployment hat sich der SharePoint trotz seines Beta-Status vorbildlich verhalten, Deployment – Retracting -Deplyoment – Retracting – Deployment, teilweise bis zu 5 Mal in einer Stunde hat er klaglos und ohne Fehler über sich ergehen lassen (sauber erstellte Solutions natürlich vorausgesetzt), hier haben wir beim MOSS 2007 auch schon ganz anderes mitgemacht.

Natürlich hat unser Web-Auftritt nicht die inhaltliche und strukturelle Tiefe eines Konzern-Internet Auftritts wie z.B. einer Microsoft, das wäre innerhalb von 20 Tagen alleine aufgrund der Content-Menge nicht zu schaffen gewesen, aber die erstellten Templates, die Einbindung von dynamischen und auf Listen basierenden Inhalte (wie z.B. die Metadaten zu unseren Referenz-Seiten) geht über die Gestaltung eines statischen Webs weit hinaus und ist damit einer Web Content Management Referenz auf jeden Fall würdig.

Die letzten 4 Tage vor dem Launch standen dann ganz im Zeichen des Bug-Fixings, der Content-Eingabe und dessen redaktioneller Überarbeitung. Die jeweils fertig erstellten Seiten wurden dem Management zur Freigabe vorgelegt (sehr bequem über die internen out-of-the-box Approval-Workflows des SharePoint realisiert) und sukkzessive publiziert. Die Stunde der Wahrheit rückte immer näher, schließlich sollte die Umschaltung des DNS-Eintrags im Internet bis 26.01., 24 Uhr erfolgt sein…
Am Abend des 26. um 18.00 Uhr dann taucht plötzlich ein Show-Stopper auf: Das Scrolling in der Webseite war nach einem Zwischen-Deployment nicht mehr möglich, weder im Internet Explorer noch im Firefox. Ein Anflug von leichter Panik und einige Zweifel breitete sich aus: Würde sich nun doch rächen, dass wir auf ein Beta-Produkt gesetzt haben? Intensive Fehlersuche schränkte das Problem dann aber sehr schnell auf die Masterpage und die Ribbon-Menüleiste ein. Nachdem die nämlich aus der Masterpage für alle Anonymen Webseitenbesucher entfernt worden war, erschienen auch keine Scroll-Leisten mehr.
Um 22.30 Uhr schließlich kam die Entwarnung, Scrollen funktioniert wieder! Bei der Lösungsfindung hat uns ein Blick auf die SharePoint Seite von Microsoft selbst (sharepoint.microsoft.com) geholfen. Das Entfernen der Ribbon ist nämlich nicht die Lösung, sondern richtiges Ausblenden ist es! Microsoft selbst ändert nur die Sichtbarkeit der Leiste auf der Webseite, lässt sie aber als Control weiterhin in der Page. Nach diesem kleinen Stolperstein ging es dann mit schnellen Schritten dem Ende zu und um 0.20 Uhr am 27.01. konnten wir den DNS-Eintrag umschalten, nur 20 Minuten nach dem avisierten Termin.

Fazit: Die (recht geringe) Mühe hat sich unbedingt gelohnt. Mit dem Web Content Management des SharePoint 2010 ist Microsoft durchaus ein großer Wurf gelungen, schnelles Deplyoment, saubere Implementierung und ein anspruchsvolles Design sind keine Anforderungen mehr, die ihn in Bedrängnis bringen könnten. Und für ein Beta-Produkt hat es bereits eine erstaunliche Reife, die einen Einsatz auch schon vor dem offiziellen Release Datum im Q2 2010 problemlos möglich machen. Natürlich ist er nicht fehlerfrei, aber bis zum Release sind ja noch ein paar Tage hin und ich bin mir sicher, die Microsoft-Entwickler werden ähnlich wie wir in den letzten Tagen vor dem Release nur selten an Schlaf denken… Dafür ist die Pflege unseres Webs nun ein echtes Kinderspiel und fast schon ein Vergnügen… !

Wie viele Interessierte bereits wissen, befindet sich die Entwicklung der neuen Sharepoint Plattform bereits im Endstadium. Der Name wurde abermals geändert, von “Microsoft Office Sharepoint Server” in ein simples “Sharepoint”, da in der Vergangenheit viele User, Office Sharepoint Server mit dem Office Client am PC  in Verbindung gebracht haben und Microsoft den Namen “Office”, nur mehr in Verbindung mit dem Office Client verwenden will.

PXP hat sich in den letzten 3 Jahren intensiv mit MOSS 2007 auseinandergesetzt und zahlreiche anspruchsvolle Kundenprojekte mit Sharepoint realisiert. Die so entstandenen Intranet und Internet-Lösungen werden zudem ständig weiterentwickelt und um zusätzliche Features und Funktion erweitert. Angefangen bei aufwendigen Adaptierungen von Design und Custom Webparts, bis hin zu eigenständigen Applikationen auf Basis des Moss 2007, die Palette ist groß und dem kreativen Geist sind im Sharepoint nahezu keine Grenzen gesetzt, da die  Plattform eine gute Ausgangsbasis für sehr viele Kundenanforderungen liefert.

Und Sharepoint ist nach wie vor natürlich ein interessantes Thema, dem sich Kunden, Berater und Developer gerne widmen, da Sie in den Möglichkeiten dieser Plattform einen Mehrwert sehen, den Sie bei sehr vielen anderen vermissen. Auch wir sehen den Sharepoint weiterhin als das zentrale Collaboration & Content Management (Web & Document) Werkzeug in einer Microsoft Infrastruktur und sehen natürlich auch in der nächsten Version (SharePoint 2010) ein enormes Potenial, zum eine weil die bestehende Plattform nochmals um einiges verbessert wurde und zum anderen, weil eine Vielzahl von neuen Funktionen dazukommt, die noch mehr Kundenanforderungen abdecken und den Usern selbst die alltägliche Arbeit immer mehr erleichtern kann.

Welche Neuerungen und Voraussetzungen erwarten uns nun im Detail?

Hardware Requirements:

• Sharepoint 2010 wird nur mehr als 64-bit Version angeboten und erfordert Windows Server 2008 als Basis Betriebssystem
• SQL Server 2005/2008 64-bit. SQL Server 2000 and SQL Server 2005 32-bit werden nicht mehr unterstützt

Features:

• Überarbeitetes User Interface mit Ribbons, um die Bedienung vor allem für Office-Benutzer vertrauter zu machen und auch die Microsoft Online Produkte mit einer standardisierten Oberfläche zu versehen.
• Erhöhte Browser Kompatibilität (XHTML 1.0 compliant Browser)  – Internet Explorer 7+, Firefox 3.x werden unterstützt jedoch nur auf Windows Betriebssystemen; für andere Betriebssysteme wird an einer Optimierung für Firefox und Safari gearbeitet. Internet Explorer 6 wird nicht mehr unterstützt werden, da auch der Support für diese Version im Juli 2009 ausläuft.
• Vermehrter Einsatz von Silverlight Controls und Ajax (z. B  direktes Editieren von Listen Elementen in einem View mittels Ajax)
• Integration von Microsoft Performance Point Server in Sharepoint 2010
• Bidirektional Austausch von Informationen über den BDC (Business Data Catalog): Es wird dann auch möglich sein, Daten wieder in externe Systeme zurückzuschreiben
• Erweiterte Social Networking Funktionalitäten, vielleicht auch ein eigenes Knowledge Managment Modul (nicht bestätigt)
• Workflow Management: Wiederverwendung von Workflows, die in Sharepoint Designer erstellt wurden, wird nun möglich sein
• Performance-Verbesserung bei großen Datenmengen: Listen können zukünftig direkt auf Datenbank Tabellen verlinkt werden um eine bessere Performance und Skalierung bei großen Listen zu erreichen.
• CMIS Unterstützung für Sharepoint:  Mit dieser Funktionalität kann Sharepoint mit anderen CMS Systemen besser interagieren. Content kann dann über mehrere Systeme hinweg genutzt und ausgetauscht werden.
• Enterprise Suche:
  • Faceted Search soll als Standardfunktion in die neue Version integiert werden
  • FAST Search for SharePoint – eine neue FAST Version, die kostengünstiger sein wird als die jetzige Versionen von FAST
  • Microsoft hat den Bedarf an einer SharePoint integrierten Enterprise Search auch für große Dokumentenmengen erkannt und wird je nach Anforderung nun  2 Varianten anbieten:
    • Die SharePoint Search unterstützt eine Datenmenge bis zu 50 Millionen Dokumente
    • Bei größeren Dokumentenmengen kommt der Fast ESP for SharePoint zum Einsatz, der SharePoint Search Server wird in dieser Konstellation nicht mehr vom Hersteller unterstützt
• Offline Integration: Microsoft Groove wird zu SharePoint Workspace 2010 und zusammen mit OneNote in der Microsoft Office Professional Plus 2010 Version verfügbar sein. Hier werden umfangreiche Offline-Funktionalitäten von Sharepoint zur Verfügung stehen.
• Umfangreiche Integration von Visual Studio 2010: Development,  Deployment,  Debugging, Feature Packaging, Solution Erstellung und ein visueller Webpart Designer werden von der neuen Version von Visual Studio unterstützt; darüber hinaus wird es auch einen Server Explorer geben, mit dem man direkt Elemente wie z.B Listen am Server bearbeiten kann.

Mit dem aktuellen Service Pack 2 für Sharepoint 2007 stellt Microsoft ein Tool zur Verfügung, mit dem man seine aktuelle Sharepoint Plattform auf mögliche Kompatibilitäts-Probleme mit Sharepoint 2010 überprüfen kann (stsadm command option „preupgradecheck“). Des weiteren werden Tipps zur Bereinigung von bereits jetzt bekannten Problemen gegeben.

Das Technical Preview Release von SharePoint 2010 wird im 3 Quartal 2009 erfolgen, zeitgleich mit Microsoft Office 2010. Das Technical Preview Release wird in einer ersten Phase “closed” (also auf Einladung von Microsoft) sein und in einer weiteren Phase in eine Public Beta übergehen. Die endgültige Version soll dann im ersten Halbjahr 2010 zur Verfügung stehen.

Im Oktober findet in Las Vegas die Sharepoint Conference 2009 statt, wo es schon einen tiefen Einblick in Sharepoint 2010 geben wird. PXP wird natürlich Vorort sein und die neuesten Entwicklungen verfolgen, um so seinen Kunden und Interessenten bei eventuellen Upgrade-Szenarien und Implementierungen  der neuen Plattform beratend und unterstützend zur Seite stehen zu können.

Einige  Features, wie z.B das direkte Editieren von Listen Elementen in einem View mittels Ajax, aber auch der  bidirektionale Austausch von Informationen mittels BDC sind von sehr hoher Bedeutung, da Sie eine enorme Arbeitserleichterung bieten werden (kein umständliches Öffnen und Editieren von Listen Elementen mehr; im Falle des BDC erspart man dem User sogar die Bedienung mehrer Applikationen, alle Daten werden im Sharepoint eingegeben und können bequem in andere Systeme, wie SAP wieder zurückgeschrieben werden). Es bleibt also weiterhin spannend und wir für Sie daher weiter am Ball. Auch in Zukunft werden Sie daher hier weitere detailliertere Informationen zur neuen SharePoint Version finden. Wir werden die Informationen hier regelmäßig aktualisieren, so dass auch sie bis zum Release der neuen Version alle wichtigen Fakten und Features kennen!